Politique vie privée

1. Introduction et champ d’application

ChillOut attache une importance particulière à la protection de vos données personnelles, en tant que communauté de gaming française sans but lucratif, sans collecte financière ni transaction commerciale.

La présente politique détaille les modalités de collecte, d’usage et de conservation de vos données lorsque vous visitez notre site ou prenez contact avec nous (via formulaire ou e-mail).

Elle s’applique à tous les visiteurs et membres potentiels de la communauté ChillOut, quel que soit leur lieu de résidence, dès lors que nos services ciblent directement ou indirectement des personnes en France (et en Europe).

2. Responsable de traitement

Le responsable de traitement des données collectées via ce site est ChillOut, communauté de gaming opérant en France.

La partie infrastructure (hébergement du site, stockage des données, etc.) est assurée par ConsultIT Solution (voir la page Infogérance : ConsultIT Solution).

3. Categories de données collectées

3.1 Données de contact et d’échange

Nous collectons principalement :

• Les adresses e-mail que vous nous communiquez pour poser des questions ou demander des informations,
• Les pseudonymes et identifiants Discord lorsque vous demandez à rejoindre nos espaces dédiés,
• Éventuellement, votre nom ou prénoms si vous choisissez de vous identifier pour des événements communautaires.
  Ces données entrent dans la catégorie des “données personnelles” au sens de l’article 4 du RGPD.

3.2 Données de navigation (cookies)

Les cookies et autres traceurs sont principalement gérés via notre page dédiée Politique des Cookies. Cette page détaille les types de cookies utilisés (techniques, analytiques), leurs finalités (statistiques de fréquentation, personnalisation de l’expérience), et la durée de conservation de ces traceurs.

Nous n’utilisons pas de cookies à finalité publicitaire ni de cookies tiers intrusifs.

4. Finalités et bases légales des traitements

4.1 Finalités

1. Réponse aux demandes : utiliser votre adresse e-mail pour répondre à vos questions ou suggestions concernant la communauté ChillOut.
2. Animation de la communauté : gérer les inscriptions aux événements (tournois, sessions découverte), communiquer des informations par e-mail (newsletter ou annonces ponctuelles).
3. Sécurité du site : détecter et prévenir toute activité frauduleuse ou tentative de piratage, conformément aux bonnes pratiques de sécurisation web.

4.2 Bases légales

• Consentement : vos données sont traitées lorsque vous nous fournissez volontairement votre e-mail pour poser une question ou demander à rejoindre Discord. Le consentement est libre, explicite et univoque, conformément aux articles 4 et 6 du RGPD.
• Intérêt légitime : nous avons un intérêt légitime à sécuriser le site et à assurer une communication efficace avec nos membres, notamment pour l’organisation d’événements. Cet intérêt ne porte pas atteinte à vos droits et libertés fondamentaux.

5. Destinataires des données

Les données collectées peuvent être accessibles :

• Au sein de ChillOut : Administrateur, modérateurs, leadgame et animateurs en charge de la gestion des événements et de la communication.
• À ConsultIT Solution : prestataire en infogérance hébergeant par le biais de Odoo SA assurant la sécurité du serveur web (accès limité aux administrateurs systèmes).
• Aux autorités compétentes si la loi l’exige (par exemple, en cas de suspicion d’activité frauduleuse ou de réquisition judiciaire).

6. Durée de conservation

6.1 Données de contact

Vos e-mails et échanges sont conservés pour une durée strictement nécessaire :

• Envoi de messages ponctuels : les échanges sont conservés pendant un an à compter du dernier contact, sauf nécessité particulière (litige, événements exceptionnels).
• Inscription aux événements : vos données relatives à un événement sont conservées pendant un an après la date de l’événement, dans le but d’analyser la fréquentation et d’améliorer nos offres. Ces durées respectent le principe de limitation de conservation (article 5 du RGPD).

6.2 Cookies et logs

La durée de conservation des cookies est précisée sur la page Politique des Cookies. Les logs du serveur (adresses IP, horodatage) sont conservés pendant une période maximale de 3 mois, dans le strict respect des recommandations de la CNIL pour la sécurité des sites.

7. Droits des utilisateurs

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne dispose des droits suivants :

1. Droit d’accès : obtenir la confirmation que ses données sont traitées et en obtenir une copie.
2. Droit de rectification : demander la correction des informations inexactes ou incomplètes.
3. Droit à l’effacement (“droit à l’oubli”) : demander la suppression de ses données lorsque la conservation n’est plus justifiée.
4. Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire du traitement dans certaines hypothèses (contestant l’exactitude, etc.).
5. Droit d’opposition : s’opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime, sous réserve de motifs légitimes et impérieux.
6. Droit à la portabilité : recevoir ses données dans un format structuré et couramment utilisé lorsqu’elles sont traitées par automatisation.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact du site : Contactez-nous.

8. Sécurité des données

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour assurer la confidentialité et l’intégrité de vos données :

• Site en HTTPS pour chiffrer les échanges (certificat TLS à jour).
• Mots de passe recommandés complexes si vous créez un compte sur notre forum Discord (nous ne stockons pas directement ces mots de passe).
• Restreindre l’accès aux données aux seules personnes habilitées (modérateurs, administrateurs).
• Sauvegardes régulières hébergées par ConsultIT Solution, avec chiffrement des backups.
  
  

9. Transfert hors UE

Nous veillons à ce que ConsultIT Solution n’opère pas de transfert de données personnelles en dehors de l’Union européenne sans garanties appropriées (clauses contractuelles types, BCR).

En cas d’utilisation éventuelle d’un service tiers localisé hors UE (par exemple, hébergement de vidéos ou chat en direct), nous vous informerions expressément et nous nous assurerions du respect des dispositions du RGPD (article 45 et 46).

10. Consentement et modifications de la politique

En naviguant sur notre site, vous consentez à la présente politique et à l’utilisation de cookies telle que décrite sur la page dédiée. Ce consentement peut être retiré à tout moment via les paramètres de cookies de votre navigateur ou en nous contactant via le formulaire de contact du site : Contactez-nous.

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment. Toute mise à jour sera publiée sur cette page avec la date de révision.

11. Mentions légales complémentaires

Pour plus d’informations sur la partie légale et technique :

• Page Infogérance : ConsultIT Solution pour les détails sur l’hébergement, la sécurisation et la maintenance technique.
• Page Politique des Cookies pour les détails sur la gestion des cookies utilisés sur ce site.
• Mentions légales du site pour l’identification de l’éditeur, l’hébergement et les droits d’auteur.
• Sources légales :
• • CNIL, « RGPD en pratique : communiquer en ligne »
    
  • CNIL, « Conformité RGPD : comment informer les personnes et assurer la transparence »
    
  • CNIL, « Le droit d’accès : connaître les données qu’un organisme détient sur vous »
    
  • CNIL, « Le droit à l’effacement : supprimer vos données en ligne »